عملية التخطيط في إدارة التمريض

تعريف التخطيط :

· هو وضع الخطط اللازمة لتحقيق الاهداف وهو الوظيفة الاولي التي تعتمد عليها باقي وظائف الادارة الاخري.

· هو عملية فكرية تعتمد على المنطق و الترتيب حيث يبذل فيها جهد لتوضيح الاهداف التي تريدها الادارة و البحث عن افضل الوسائل لتحقيقها ، وكذا محاولة التنبؤ او التوقع بالمعوقات التي يمكن ان تعترضها وكيفية التغلب عليها.

وعليه فإن التخطيط اساسي لادارة الوقت وهو بالتالي يسهل عملية التطبيق كما تتطلب وظيفة التخطيط الوصول بأسلوب منهجي الي اجابات عن الاسئلة الاتية :

· ماذا ؟ اين ؟ متي ؟ كم ؟ كيف ؟

وحيث ان وظيفة التخطيط تمثل وظيفة معقدة ومتشعبة فإنه من المستحسن ان يشارك فيها كل اعضاء الفريق من خلال الاجابة على هذه الاسئلة :

أهمية التخطيط

تتمثل اهمية التخطيط في النقاط التالية :

· يركز الجهود على تحقيق الاهداف المنشودة

· يتيح الاستخدام الامثل للامكانيات البشرية والمادية

· يساعد على تعاون العاملين والتنسيق بين مجهوداتهم وتحقيق الكفاءة الانتاجية لهم

· يعتبر اساس الرقابة على الرقابة على التنفيذ وتقييم الاداء ومدي تحقيق الاهداف

· يساعد على اكتشاف المشاكل قبل حدوثها ويتيح الفرصة لتصحيح المسار اذا اقتضى الامر.

خطوات عمل الخطة :

يتضمن عمل الخطة الخطوات التالية :

·  تحديد الهدف وتجميع البيانات عن :

o  الوضع الحالي

o  الامكانيات المتاحة

o  الاحصائيات و التقارير

· عمل مجموعة من الخطط والبدائل لتحقيق الهدف مع تحديد التكلفة ومدة التنفيذ

· دراسة الخطوات ومقارنتها واختيار الامثل

· تحديد الاولويات ووضع الخطة محل التنفيذ.

إعداد خطة العمل والتي تتلخص بالجدول التالي :

خصائص الخطة السليمة :

تتميز الخطة السليمة بالخصائص التالية :

·  استغلال الامكانيات المتاحة في التنفيذ وذلك سوف يؤدي الي تقليل التكلفة

·  اختيار الخطة التي تحقق اكثر من هدف

·  المرونة بحيث تسمح بعمل التعديلات اللازمة في حالة حدوث صعوبات او تغيرات غير متوقعة عند التنفيذ

·  ان تكون مكتوبة ومعروفة للذين يقومون بالتنفيذ

·  ان تكون متكاملة ومتناسقة في مكوناتها والا يكونهنال تضارب في اجزائها

·  اشتراك اللذين سقومون بتنفيذها في عملية التخطيط مما يساعد على تنفيذا بكفاءة  

ان تكون مبنية على بيانات واحصائيات واقعية.

معوقات التخطيط :

من اهم المعوقات التي تواجه وضع خطة سليمة ما يلي :

·  قيام فرد واحد ( الادارة العليا ) بعمل الخطط

·  تجميد العملية التخطيطية في قوالب رسمية تفقدها المرونة والبساطة

·  عدم الاهتمام بمراجعة الخطط دوريا لتحديد مستوى القائد / حسب الاهداف تدخل قرارات فجائية خارج نطاق الخطة

·  قيام الادارة بالامور التنفيذية اليومية وتخصيص وقت اقل للتخطيط الاستراتيجي

·  عدم الاهتمام بتحديد اهداف المنشأة

·  عدم مشاركة المديرين التنفيذين في عملية التخطيط

·  عدم الاعتماد على الخطط كمعايير لقياس وتقييم اداء المديرين.

صفات المخططين الناجحين :

·  حب الاستطلاع

·  الإبداع

·  القدرة على المنافسة

·  الثقة بالنفس

·  المثابرة

·  الحكمة

·  العملية (شخص عملي)

لماذا لا نخطط :

·  عدم الثبات وقلة الصبر

·  عدم القناعة بجدوى التخطيط

·  الجهل بالتخطيط وعدم معرفة أهميته

·  عدم الإلمام بمهارات التخطيط.

·  الخوف من المجهول

·  عدم معرفة الأولويات وترتيبها حسب الأهمية 

أنواع التخطيط :

وفقا للمستويات الإدارية تنقسم كالتالي :-

1- التخطيط الاستراتيجي  Strategic planning

يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.ويسمى أيضا التخطيط طويل المدى والتي يحتاج تحقيقها الى 5 – 10 سنوات

يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى ويسمى التخطيط متوسط المدى والتي يحتاج تحقيقها الى 1– 5 سنوات

3- التخطيط التنفيذيOperational planning 

 يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمديرين أو الأقسام أو الإدارات .ويسمى تخطيط قصير المدى والتي يحتاج تحقيقها الى من يوم – 12 شهرا.

التحليل الرباعي SWOT :

 يقصد بذلك التعرف على نقاط القوة ونقاط الضعف في بيئة المؤسسة الداخلية، والتي يكون لها سيطرة عليها ويقصد. والفرص والتهديدات في البيئة الخارجية، مما يشكل عنصراً محورياً في عملية اعداد الخطة الاستراتيجية، من خلال توفير اطار عام للتفكير في بيئة المؤسسة الداخلية والخارجية.

هو إطار تحليلي داخل عملية التخطيط لتَحليل :

•     البيئة الداخلية : نقاط القوة والضعف

•     البيئة الخارجية : الفرص والتهديدات

لماذا نستخدم منهج  SWOT في التحليل؟

نقاط التحليل تساعد في إعداد خطة تأخذ في الاعتبار العديد من العوامل الداخلية والخارجية، وتزيد من إمكانية الاستفادة من نقاط القوة والفرص المتاحة والتقليل من تأثير نقاط الضعف والتهديد.

متطلبات ضرورية قبل البدء في إجراء تحليل (SWOT):

•    تحديد الواضح للأدوار أوالمهام التي يجب عليك تنفيذها

•    تقييم الموارد الداخلية أو الذاتية

•    تحليل وفهم الظروف الخارجية المرتبطة بالمنظمة

البيئة الداخلية للمؤسسة :

•    البيئة الداخلية هي كل ما يوجد داخل المنظمة من مجالات عملية (الإدارة المالية والموارد البشرية والبرمجة والأنشطة  … الخ).

•    يجب على المنظمة تحديد نقاط القوة والضعف في تنفيذ أدائها الوظيفي والإداري (بما أن أي منظمة لن تتمتع بسلطات نسبية متساوية في جميع مجالاتها العملية (الوظيفية).

•    يساعد هذا المنظمة في إعداد استراتيجيات بديلة للاستفادة من الفرص وتفادي أوجه التهديد.

أساسيات تحليل البيئة الداخلية :

عملية تحليل البيئة الداخلية للمنظمة تساعد على تحديد نقاط القوة والضعف.

تقوم هذه العملية على استخدام معايير محددة تساعد في عقد مقارنات و من أهمها:

•    تحليل الأداء السابق

•     مقارنة المعدلات والنسب

•        تحليل لمؤشرات عمل هذه المنظمة غير الحكومية مقارنة بمنظمات أخرى

•     مقارنة أداء هذه المنظمة غير الحكومية بالأداء المثالي لمنظمات أخرى

نقاط القوة:

نقاط القوة هي في الحقيقة قدرات داخلية موجودة في المنظمة وتساعد على الاستفادة من الفرص المتاحة ومحاربة أوجه التهديد.

الأسئلة :

•    ما الأشياء التي تجيد القيام بها ؟

•    كيف حال منافسينا؟

•    ما هي مصادرنا؟

نقاط الضعف :

وجود أي عوامل أو ظروف  ضعيفة تمنع المنظمة من أن تفي بحاجاتها والاستفادة من الفرص المتاحة.

الأسئلة :

ما هي نقاط ضعفنا؟

ما أكثر الأشياء إزعاجا بالنسبة للمستفيدين من خدماتنا؟

الفرص:

•    هي أي ظروف خارجية أو مواقف محددة تسهل تحقيق الأهداف العامة.

الأسئلة :

•    ما هي التغييرات أَو الظروف الخارجية التي تساعد في تنفيذ البرنامج؟

التهديدات:

أي ظروف أو مواقف تؤثر على كفاءة المنظمة.

الأسئلة :